样品没有收款，不代表没有需要核对的财税事项。重庆企业寄给客户的货物，应说明是真正赠送、暂借展示还是试用后退回，并记录实际交付与归还，让会计按真实业务处理。
先把“样品”还原成真实业务安排
业务部门常把各种寄出货物都称为样品，但样品只是用途描述。对方可以永久保留，还是约定必须归还；交付后所有权是否转移；是否属于另一笔销售合同的一部分，都需要进一步说明。不能仅凭仓库备注“免费”，就推定全部业务没有税务影响。
建议在业务申请里记下客户、商品、数量、目的、交付方式、是否退回及相应约定。具体表格由企业根据实际设计，不是统一法定格式。若原来约定试用退回，后来又决定赠送，应记录改变决定和实际履行的时间，避免会计一直沿用最早的状态。
2026年应关注现行增值税法的视同应税交易
自2026年1月1日起施行的《增值税法》第五条，将单位和个体工商户无偿转让货物列为视同应税交易。第十九条规定相应销售额按市场价格确定，第二十八条对完成视同应税交易当日的纳税义务发生时间作出规定。因此，不能以没开票、没收到钱为由，把真实无偿转让直接排除在增值税核对之外。
企业应如实交出赠送数量、货物信息、可供核实的价格资料及完成交付的记录，再结合纳税人身份和适用政策判断具体处理。本文不把所有写着“样品”的出库都认定为赠送，也不凭一个内部成本单就代替全部计税价格判断。
出库、物流与客户确认应能连起来
仓库出库单宜标识业务编号，物流信息和客户接收记录能与同批货物对应。快递签收只能说明物流交付情况，不必然说明双方约定已变更为赠送；退回记录也应核对实际商品及数量，不能只凭销售人员说“已退”就增加仓库结存。
若样品需要拆包试用或无法按原状返回，企业应在业务开展时明确实际安排，并把最终状态交会计判断。记录可以是合同、业务确认、出入库及其他真实资料的组合，重点是能说明事实，不是为每一次寄样堆出一套与业务无关的文件。
假设场景：交出去的货物最后去了哪里
场景一：免费送给潜在客户留用
假设重庆贸易公司将一批商品寄给客户，明确不收费也不要求退还。业务部门应提交赠送说明、商品与数量、交付记录及有关价格资料，让会计核对视同应税交易等事项。不能把这批货永久挂在“在途”，也不能因销售未达成就删除出库记录。
场景二：借给客户展示后按约退回
假设公司把展示设备临时借给客户使用，约定展会结束退还，之后如数收回。应保留借用与归还事实、设备识别信息及实际日期，避免误把同一台设备重复认定为赠送和新购。若后来决定不收回，应据实际变化另行核实，不能拿原借用单掩盖新的转让事实。
不同税种与会计判断不要混为一谈
仓库扣减数量、会计上按何种业务处理、增值税是否涉及视同应税交易，以及企业所得税如何处理，各有对应规则。本文集中在寄样事实和增值税核对，不把“视同应税交易”直接翻译成会计收入已经全部确定，也不替所有促销活动给出统一税负。
税小鼎重庆代理记账服务可按约定协助整理寄样台账、核对财税所需资料并反馈事项变化。业务安排与实际交付由企业确认，税小鼎不替业务部门编造退回记录。存货记录基础可参考代理记账收费标准重庆：贸易公司的库存核对与现场盘点，哪些工作要另行约定，将赠送、借用及退回作为可追踪的货物流转类型。
常见问题
免费样品是否一定不用考虑增值税？
不是。真实无偿转让货物应依现行增值税法核对，不能仅看是否收款。
借用单写明归还，但客户没有退回，怎么办？
先核实实际履行与双方安排，记录追还或后续变化，再作相应判断，不凭名称长期搁置。
业务员私自送出货物，可以不交会计吗？
不能隐瞒已发生的事实。应按内部制度处理授权问题，同时真实提供货物流转资料。
官方依据
中华人民共和国增值税法（2026年1月1日起施行）；代理记账基础工作规范（试行）；核验日期：2026-09-25。本文场景均为流程说明假设。
下一步行动清单
- 逐项说明样品是赠送、借用还是其他真实安排。
- 记录商品标识、数量与客户信息。
- 保存出库、物流、交付及实际退回资料。
- 为无偿转让准备可核对的价格和完成日期资料。
- 将业务安排变化及时通知会计。
- 分别核对库存、会计及相关税务事项并归档。