清算期间的印章和证照保管，关系到谁能代表公司办事、哪些文件可以签发以及原件能否安全交付。重庆公司进入注销程序后，应建立保管与使用记录，不能把全部材料交给某个人就不再追踪。
清算接管先分物品与权限
公章、财务章、营业执照、银行工具以及电子证照的访问权限，功能各不相同。保管实物不当然取得签署所有文件的权力，掌握电子入口也不意味着可以自行确认清算方案。公司应按清算组的合法产生方式和实际工作需要安排保管，将领取、使用、归还分别记录。
公司法规定清算组在清算期间清理财产、债务、涉税事项并处理相关未了业务。公司仍然存续，但不能开展与清算无关的经营活动。因此，印章使用应围绕清算目的核对，而不能继续为股东的新项目签合同，或用旧公司名义替其他经营主体收款。
交接清册要能够找到原件
建议逐件记载名称、数量、当前状态、保管地点、移交人、接收人和交接日期。对于电子资料，可记录授权方式与管理人员，不宜将密码写在会多人流转的清册上。证照复印件和原件分开标明，避免到办理时才发现经办人拿到的只有图片。
保管人发现遗失、破损或印章状态异常，应真实报告并保留发现经过，按现行办理要求处理。不能未经核实制作一个外观相同的印章继续使用。若需进一步了解证照遗失与注销材料的关系，可先按公司注销所需材料的核对顺序整理已有资料，再向主管部门确认特殊情形。
使用记录和审批文件相互对应
每次外借或使用时，可记载文件名称、用途、对应清算事项、使用人员和归还时间。文件有多个版本的，应先固定拟提交版本并核对签署主体，避免在未完成审核的空白纸张或空白表格上盖章。盖章完成的副本应存档，不能只记录“已用一次公章”。
印章保管可以与财务复核分开安排，但必须保证清算组能依法开展工作。股东争执时，任何一方都不应把控制印章当作直接分配财产或确认他人债务的依据。对于授权真伪、印章争夺或疑似冒用，应保全现有证据并寻求合适的专业处理。
两种假设场景中的风险控制
假设场景一：代理人需要带走营业执照原件
假设企业委托注销代办，经办人提出带走证照与印章。公司可以先确认办理事项是否确需原件，逐件签收并说明使用范围、保管方式和归还节点。受托提交申请不等于获得经营管理的全部权限，委托期限和可签署事项仍应写清。
假设场景二：负责人保留公章继续签新订单
假设公司已进入清算，负责人为维持客户关系又用印章承接与清算无关的新业务。清算人员应及时查清合同、用章记录和款项去向，不能把新增交易藏在旧账里。后续责任和处理需结合事实评估，不能通过事后补一张内部授权掩盖业务性质。
向税小鼎交付资料应明确保管边界
税小鼎为重庆企业提供公司注销相关协助。通过税小鼎公司注销服务咨询时，可先列出证照印章现状、谁保管以及预计委托的办理事项，确认是否需要交原件及相应交接手续。涉及内部权力争议和疑似冒用，不是普通资料递交能够直接解决的事项，应先说明风险再确定处理安排。
当某项办理结束，应收回不再需要的原件、撤销多余授权并归档真实回执。公司最终注销后的印章事项，也要按注销联办及相关要求核对，不能把随意丢弃或个人留用当成已完成处理。保管记录应与整个退出档案一起留存。
常见问题FAQ
拿到公章就能代表清算组签所有文件吗？
不能。应同时核对签署权限、文件性质及法定程序，印章本身不产生无限代理权。
只有一名工作人员可以不做借用记录吗？
人员少仍应保留必要记录。关键是能够说明原件去向、文件用途和授权依据，不在于表格做得多复杂。
注销申请提交后是否马上销毁全部印章？
不能仅凭提交动作自行认定事项已结束。应核对登记结果、剩余办理事项及相关印章处理要求，再依规定安排。
官方依据与核验日期
本文依据企业注销指引（2025年修订）；中华人民共和国公司法（2023年修订）编写，核验日期2026-09-24。具体业务应结合实际材料及主管部门现行要求办理。
下一步行动清单
- 清点实体证照印章及电子访问权限。
- 确定保管人与可用印事项范围。
- 制作原件签收和外借登记记录。
- 固定每份正式签署文件的版本。
- 及时报告遗失和未经授权的使用。
- 办理结束后收回原件并归档回执。